Secretaresse bestuurssecretariaat Tijdelijk met uitzicht op vast

Stichting VOOR is ontstaan uit een bestuurlijke fusie tussen het Ostrea Lyceum en Stichting Scholengroep Pontes. 
Ter ondersteuning van de bestuurder en het bestuurssecretariaat zoeken wij, in verband met vertrek van de huidige secretaresse, een

Secretaresse bestuurssecretariaat  0,6 – 0,8 fte (24-32 klokuren)

Samen met je direct leidinggevende, de bestuurssecretaris, vorm je het bestuurssecretariaat en val je onder de verantwoordelijkheid van de bestuurder. Het doel van het bestuurssecretariaat is het zorgdragen voor een goed verloop van alle administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de bestuurder, de directieleden en de Raad van Toezicht. Het bestuurssecretariaat speelt tevens een centrale rol met betrekking tot aan de MR, financiën, personeel en externe instanties gerelateerde onderwerpen.

Als bestuurssecretaresse verzorg je reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en bewaken van acties. Daarnaast bied je ondersteuning bij het voorbereiden van de bedrijfsvoering door o.a. het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten. Ook verzorg je een deel van de PR en communicatie en ga je onderdeel uitmaken van het Zeeuwse netwerk van bestuurssecretaresses.

De verschillende taken worden in goed onderling overleg met de bestuurssecretaris verdeeld en waargenomen. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden van het secretariaat te waarborgen, wordt een gezamenlijke werkwijze gehanteerd en wordt belangrijke informatie gedeeld om inzicht in elkaars werk te hebben en houden. 

De werkzaamheden worden momenteel uitgevoerd op Praktiq, Bergweg 14 te Goes, in het voorjaar van 2027 zal het Service Bureau en bestuur verhuizen naar het Ostrea Lyceum aan de Fruitlaan te Goes.

Wat zijn de werkzaamheden?

• Het verlenen van secretariële ondersteuning aan bestuur, directieleden en RvT
• Het voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel in- als extern. Denk hierbij aan het samenstellen van de agenda, tijdig verzamelen van vergaderstukken en bewaken van de actiepunten
• Het plannen en bewaken van de agenda van het bestuur
• Het digitaal bijhouden van in- en externe (vergader) dossiers en het werkarchief van het bestuur
• Het zorgen voor de tijdige aanlevering en beschikbaar hebben van vergaderstukken voor het bestuur en RvT
• Het naar eigen inzicht voorbereiden, afhandelen en archiveren van (digitale) correspondentie, zowel in- als extern
• Het onderhouden van telefonische contacten, zowel in- als extern
• Het up-to-date houden van de websites, het intranet en socials
• Het bewaken van de huisstijl en verzorgen van in- en externe communicatie vanuit het bestuur
• Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten
• Het redigeren van beleidsstukken en het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen het bestuur en derden.

Kijk hier voor meer informatie over deze vacature