Directiesecretaresse

Word jij de onmisbare schakel die rust, structuur en overzicht brengt in het hart van onze school?

Over ISW Gasthuislaan

ISW Gasthuislaan is een moderne havo-vwo-school in ’s-Gravenzande met circa 1100 leerlingen. Wij bieden een veilige en vertrouwde omgeving waar leerlingen en medewerkers zich thuis voelen. Vanuit onze kernwaarden, Betrokken, Ontdekken en Ontwikkelen werken we dagelijks aan de beste leeromgeving.

Jouw rol: De spil van de school

Als directiesecretaris ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse organisatie van ISW Gasthuislaan. Je begint je dag met een scherp oog op de agenda’s van het directieteam, waarbij je niet alleen afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten plant, maar ook zorgt dat alle randvoorwaarden hiervoor tot in de puntjes geregeld zijn. Je bent verantwoordelijk voor het volledige proces rondom documentatie: van het voorbereiden en opstellen van stukken tot het nauwkeurig vastleggen en archiveren van rapportages en beleidsbesluiten.

Jouw rol gaat echter verder dan alleen de uitvoering; je fungeert als bewaker van de kwaliteit en de voortgang binnen de school. Je houdt de jaarplanning nauwgezet in de gaten en zorgt ervoor dat de PDCA-cyclus actief wordt nageleefd, zodat de school haar doelen blijft behalen. In nauwe samenwerking met de hoofd administratie beheer je de correspondentie en zorg je voor een overzichtelijke administratie waar de directie blind op kan varen. Je bent iemand die proactief knelpunten signaleert en deze direct omzet in praktische verbetervoorstellen. Door managementinformatie en overzichten zorgvuldig te controleren op juistheid en volledigheid, bied je de directie de nodige rust en structuur.

Omdat dit een nieuwe functie is, krijg je bovendien de unieke kans en het vertrouwen om de werkzaamheden en de invulling van deze rol zelf verder vorm te geven en te optimaliseren.

Wat ga je doen?

· Regelen & Organiseren: Je bewaakt met een scherp oog de agenda’s en planningen van de directie en overlegstructuren en zorgt voor een vlekkeloze organisatie van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.

· Bewaker van de PDCA-cyclus: je houdt grip op de jaarplanning en ziet er actief op toe dat de kwaliteits- en beleidscyclus wordt nageleefd.

· Inhoudelijke voorbereiding: Je bereidt documenten, rapportages en presentaties voor en draagt zorg voor de nauwkeurige vastlegging en archivering van beleidsbesluiten.

· Managementinformatie: Je verzamelt en ordent managementinformatie en controleert deze op juistheid en volledigheid.

· Communicatie en verbinding: Je fungeert als proactief aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waarbij je processen soepel en efficiënt laat verlopen. Je ziet en signaleert knelpunten voordat ze ontstaan, durft kritisch te zijn en komt proactief met praktische verbeterpunten.

· Samenwerken: Samen met het hoofd administratie vorm je een complementair duo; jullie versterken elkaar in de correspondentie en administratieve processen.

Kijk hier voor meer informatie over deze vacature