Bestuurs- en directiesecretaresse Tijdelijk met uitzicht op vast

DIT ZIJN WIJ
Het Avicenna, Stichting IVOR, is een groeiende organisatie voor Islamitisch voortgezet onderwijs, met twee schoollocaties in Rotterdam en een locatie in den Haag. We bieden  hoogwaardig onderwijs, waarin ruimte is voor geloofsbeleving en waarin we leerlingen in een veilige en stimulerende omgeving voorbereiden op een succesvol vervolg.
We zijn op zoek naar een enthousiaste en proactieve bestuurs- en directiesecretaresse om ons team te versterken. Houd je van een uitdagende en een veelzijdige baan in een organisatie waarin van alles te doen is? Ben je gestructureerd, oplossingsgericht, dienstverlenend en zie je organiseren en alles er omheen als uitdaging? Dan zoeken we jou!
 
JOUW ROL
Als bestuurs- en directiesecretaresse maak je deel uit van ons kleinschalige bestuursbureau. Je bent verantwoordelijk voor alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de bestuurder en de twee bovenschoolse directeuren. Je werkt nauw met hen samen en bent voor hen hét aanspreekpunt. Je komt terecht in een team dat volop in ontwikkeling is, dicht bij het bestuur staat en waar ruimte is voor groei en ontwikkeling.
 
Jouw werkzaamheden zijn onder andere:
 

• Agendabeheer: Je beheert de agenda van de bestuurder, de directeur bedrijfsvoering en de directeur onderwijs. Ook handel je al het bijbehorende telefoonverkeer af. Je zorgt dat er voldoende ruimte is voor interne en externe overleggen. Dat betekent dat je creatief kunt omgaan met schaarse tijd en dat je snel kunt schakelen bij veranderingen in de planning.
• Mailboxbeheer: je beheert de mailbox van de bestuurder, handelt zaken af waar mogelijk en attendeert op belangrijke kwesties.
• Voorbereiden en notuleren van interne vergaderingen: Je bereidt interne vergaderingen voor waarbij de bestuurder en/of de bovenschoolse directeuren betrokken zijn, zoals het CMT, de GMR, de Raad van Toezicht en vergaderingen binnen het bestuursbureau. Je organiseert voorbereidend overleg, verzorgt de agenda met bijbehorende stukken en zorgt dat deze op tijd bij de betrokken binnen zijn. Ook zorg je voor een ruimte, ontvang je eventuele bezoekers, maak je de notulen en bewaak je de opvolging van afspraken.
• Je beheert het bestuurlijke besluitvormingsproces en zorgt voor een goede documentatie.
• Je monitort de beleidsevaluatie, attendeert de directeuren op tijdige actie en ondersteunt het proces.
• Je regelt dat de bestuurder en de directeuren goed voorbereid zijn voordat zij naar een overleg of een bijeenkomst gaan. Je zoekt uit wie hierbij betrokken zijn, levert hen de stukken aan en zorgt dat annotaties tijdig  en kwalitatief goed worden aangeleverd.
• Correspondentie: je verzorgt zowel inkomende als uitgaande correspondentie. Dat betekent dat je ervoor zorgt dat brieven die aan het bestuur zijn gericht, intern worden uitgezet voor een tijdig antwoord, dat je de beantwoording monitort en ook dat brieven van het bestuur zorgvuldig en opgemaakt in de juiste huisstijl de deur uit gaan. Tevens draag je zorg voor een correcte archivering.
• PR en communicatie: Je coördineert onze nieuwsbrieven, bent de poort naar de vormgever, plaatst content op de website en zorgt dat deze actueel blijft.
• Je organiseert bijeenkomsten, regelt relatiegeschenken of vervoerszaken waar dat aan de orde is.
• Als collega binnen het team draag je actief bij aan de professionalisering van het bestuursbureau.
   

Omdat we volop in ontwikkeling zijn, kunnen je inhoudelijke werkzaamheden in de loop van de tijd deels veranderen.
 
ONS TEAM
Je bent onderdeel van ons kleinschalige bestuursbureau, dat o.l.v. de bovenschoolse directeuren nauw samenwerkt om de bestuurlijke doelen te bereiken en om de scholen te faciliteren en te ontzorgen. Binnen het team werk je aan de ontwikkeling van het bestuurssecretariaat en samen met je collega’s werk je aan de verdere professionalisering van het bestuursbureau.
 
Je werkt vanuit de hoofdlocatie aan de Montessoriweg in Rotterdam en legt direct verantwoording af aan de directeur onderwijs en kwaliteit.

Kijk hier voor meer informatie over deze vacature