Administratief medewerker Tijdelijk met uitzicht op vast
De Apollo
De Apollo in Amsterdam Buitenveldert zoekt een administratieve kracht voor 0,8 FTE. Binnen de administratie en het secretariaat ben jij een spin in het web. We zijn een kleine school voor VMBO-T en Havo voor leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte. We werken met kleinere klassen en bieden veel leerlingen net dat beetje extra om tot leren en ontwikkelen te kunnen komen. We zijn een relatief kleine school met 320 leerlingen en 50 medewerkers. De administratie is een hele belangrijke plek in school. Heel veel komt via de administratie binnen en wordt daar verwerkt en opgepakt. Het is een dynamische werkplek waar flexibiliteit een eerste vereiste is. Tegelijkertijd heb je de gelegenheid de baan behoorlijk zelfstandig in te vullen. De meest voorkomende werkzaamheden zijn: – leerlingadministratie in Magister zoals aanmeldingen, instroom brugklassers en zij-instroom, uitstroom, beheer door het jaar heen, invoer van absenties, correspondentie – vraagbaak zijn en kunnen doorverwijzen – telefoon beantwoorden; contact met ouders, basisscholen, externen – administratieve en secretariele ondersteuning van de schoolleiding: agendabeheer, jaarplanning, werken met softwareprogramma’s als AFAS en Foleta en Magister – factuurverwerking ism collega en Stichting ZAAM – signaleren van knelpunten en het doen van suggesties en toezien op naleving en uitvoering daarvan; gevraagd en ongevraagd advies geven om zaken en processen beter te laten verlopen – bestellingen plaatsen van schoolbenodigdheden – betrokken in procedure van schoolboeken ism collega, stichting ZAAM en externe leverancier – administratieve werkzaamheden verrichten rondom vacatures en sollicitanten – schoolfotograaf regelen – ondersteuning voor het examensecretariaat en bij alles rondom diplomering -overige administratieve en secretariele werkzaamheden verrichten in pro-actieve zin; bijvoorbeeld ter ondersteuning van collega’s, bij open dagen en wervingsactiviteiten, bij schoolfeesten enz.. –