Projectondersteuner Efficiënt Documentbeheer Tijdelijk

Het Bestuursbureau (BSB) werkt aan een toekomstbestendige manier van informatievoorziening. Onze ‘stip op de horizon’ is een werkomgeving zonder complexe mappenstructuren, waarbij metadata (labels) zorgen voor de vindbaarheid. Dit grote doel bereiken we niet in één dag; we knippen het project op in kleine, logische stappen die direct resultaat opleveren voor de eindgebruiker.
Jouw rol: Hands-on ondersteuning

Je gaat concreet aan de slag met de afdelingen O&K, Bedrijfsvoering, Huisvesting en SHRM. Je bent niet de adviseur die vanaf de zijlijn toekijkt, maar de ondersteuner die naast de collega’s gaat zitten om de huidige mappen op te schonen en over te zetten naar een nieuwe structuur.

Wat ga je doen?
• Inrichting per domein: Je helpt bij het opzetten van een primaire Teams- en SharePoint-omgeving voor elk specifiek domein.
• Data-overdracht: Je ondersteunt teams fysiek bij het verplaatsen van relevante bestanden naar de nieuwe omgeving.
• Laagdrempelige coaching: Je verzorgt korte sessies over het gebruik van OneDrive, Teams en SharePoint, gericht op de dagelijkse praktijk van de medewerker. Hierbij hou je rekening bij de verschillende startniveau’s van de afdelingen. 
• Slimme automatisering: Je gebruikt Power Automate om op de achtergrond registers en overzichten te genereren op basis van de toegevoegde metadata.
• Metadata toevoegen: Je helpt collega’s bij het toekennen van de juiste kenmerken aan documenten, zodat informatie direct terug te vinden is.
• Voortgang bewaken: Je houdt periodiek contact om te kijken of de nieuwe werkwijze bevalt en helpt bij kleine knelpunten.

Kijk hier voor meer informatie over deze vacature